Digitalisierung in der richtigen Reihenfolge: welcher Ablauf zuerst

Warum die Reihenfolge der Digitalisierung zählt

Die Liste ist in vielen Betrieben lang: ein neues Warenwirtschaftssystem, digitale Zeiterfassung, ein Kundenportal, ein CRM, die E-Rechnung, vielleicht ein Werkzeug mit künstlicher Intelligenz. Jeder Punkt hat einen Fürsprecher, und jeder klingt dringend. Das Budget reicht für einen oder zwei, die Zeit des Teams ebenfalls.

Wer dann nach Dringlichkeit oder Lautstärke entscheidet, erlebt oft dasselbe Muster. Das neue Werkzeug läuft, aber es bekommt seine Daten aus einer Liste, die niemand pflegt, oder es übergibt sie an einen Ablauf, der noch auf Zuruf funktioniert. Der Gewinn bleibt klein, und das nächste Vorhaben hat es schwerer, weil das Team schon einmal enttäuscht wurde.

Dieser Beitrag beantwortet deshalb eine Frage: In welcher Reihenfolge sollte ein kleiner Betrieb seine Abläufe digitalisieren, damit jeder Schritt den nächsten leichter macht? Dafür klären wir zuerst die Begriffe, stellen dann ein Denkmodell aus der Forschung zu Informationstechnik und Produktivität vor, wägen zwei Strategien ab und leiten eine Reihenfolge mit Rechenbeispiel ab.

Die erste Digitalisierung bestimmt, wie teuer die zweite wird.

Was heißt Digitalisierung eines Ablaufs?

Ein Ablauf ist eine wiederkehrende Folge von Arbeitsschritten mit einem klaren Anfang und Ende, etwa von der Anfrage bis zum Angebot oder vom Wareneingang bis zur bezahlten Rechnung. Einen Ablauf zu digitalisieren heißt, dass Informationen in ihm elektronisch erfasst, weitergegeben und verarbeitet werden, ohne dass jemand sie abtippt, ausdruckt oder per E-Mail weiterleitet. Stammdaten sind die Grunddaten, die viele Abläufe gemeinsam nutzen: Kunden, Artikel, Preise, Lieferanten.

Wichtig ist der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Ablauf. Ein Werkzeug ist digital, sobald es installiert ist. Ein Ablauf ist erst digital, wenn die Information an jeder Übergabe ohne Medienbruch weiterläuft. Ein Betrieb kann zehn Programme nutzen und trotzdem kaum digitalisierte Abläufe haben. Warum zuerst der Ablauf geklärt werden muss, beschreibt der Beitrag Warum der Prozess vor dem Tool kommt mit der Reihenfolge Aufnehmen, Vereinfachen, Auswählen.

Eine Analogie aus dem Hausbau macht die Reihenfolge greifbar. Niemand verlegt das Parkett, bevor das Fundament trägt und die Leitungen in der Wand liegen. Im Betrieb sind die Stammdaten das Fundament, der Weg eines Auftrags sind die Leitungen, und Auswertungen und Automatisierungen sind die Einrichtung. Wer mit der Einrichtung beginnt, muss sie später wieder abbauen.

Das Denkmodell: Technik wirkt nur mit ihren Ergänzungen

Die Ökonomen Erik Brynjolfsson und Lorin Hitt haben in einer viel zitierten Übersicht zusammengetragen, wie Computer zur Leistung von Unternehmen beitragen (Brynjolfsson und Hitt 2000). Ihre zentrale These: Ein großer Teil des Werts von Informationstechnik liegt darin, dass sie ergänzende Veränderungen möglich macht, also neue Abläufe, Arbeitsweisen und Zuständigkeiten. Erst diese Veränderungen senken Kosten und verbessern Leistungen. Die Technik allein tut es kaum.

Die Autoren stützen das mit mehreren Befunden. Unternehmen, die Entscheidungen stärker dezentral treffen, zogen aus derselben Investition in Informationstechnik einen deutlich höheren Produktivitätsbeitrag, in einer Befragung von rund 400 großen Unternehmen im Schnitt eine um 13 Prozent höhere Wirkung je investiertem Betrag. Analysen von Börsenwerten legen nahe, dass auf jeden Dollar an erfasster Informationstechnik rund neun Dollar an nicht bilanzierten Werten kommen, etwa für neue Abläufe, gepflegte Datenbestände und Schulung. Und die Wirkung zeigte sich in Daten von mehr als 600 Unternehmen über mehrere Jahre deutlich stärker als im ersten Jahr.

Bemerkenswert ist ein Fall, den die Autoren schildern. Ein Unternehmen hatte eine flexible, computergesteuerte Fertigung eingeführt, aber sie blieb weit hinter den Erwartungen zurück. Der Grund: Die Beschäftigten arbeiteten nach den alten Faustregeln weiter, etwa nach der Regel, Umrüstungen möglichst zu vermeiden. Das war unter der alten Technik vernünftig und machte den Vorteil der neuen zunichte. Nicht aus Widerstand, sondern aus Gewohnheit. Für die Reihenfolge der Digitalisierung folgt daraus: Ein Ablauf sollte erst digitalisiert werden, wenn klar ist, wie er künftig laufen soll.

Schnelle Erfolge oder Fundament zuerst? Zwei Strategien

Für die Reihenfolge gibt es zwei verbreitete Strategien. Die erste setzt auf schnelle Erfolge: Man beginnt mit dem Ablauf, der am meisten nervt und sich am leichtesten digitalisieren lässt, etwa die Terminbuchung oder die Reisekostenabrechnung. Der sichtbare Erfolg schafft Vertrauen im Team, und das erleichtert die nächsten Schritte.

Die zweite setzt auf das Fundament: Zuerst werden Stammdaten bereinigt und eine einheitliche Ablage geschaffen, dann folgen die Abläufe, die darauf aufbauen. Das dauert länger, bis etwas sichtbar wird, vermeidet aber, dass jedes neue Werkzeug eigene, widersprüchliche Daten anlegt.

Beide Strategien haben einen wahren Kern. Die Befunde von Brynjolfsson und Hitt sprechen für das Fundament, weil sie zeigen, dass der Wert in den ergänzenden Veränderungen liegt. Eine Metaanalyse über 59 Studien zur Wirkung von Digitalisierung auf Nachhaltigkeitskennzahlen kommt zu einer ähnlichen Empfehlung: zuerst die Digitalisierung der Abläufe, Auswertungen später (Bindeeba, Tukamushaba und Bakashaba 2025). Die Erfahrung mit Veränderungen spricht dagegen für schnelle Erfolge. Ich halte eine Verbindung für tragfähig: das Fundament nicht für den ganzen Betrieb auf einmal legen, sondern für den einen Ablauf, der als Erstes digitalisiert wird. So entsteht ein sichtbarer Erfolg, der auf sauberen Daten steht.

Die drei Schichten: Fundament, Kernablauf, Auswertung

Das Werkzeug dieses Beitrags ist die Drei-Schichten-Reihenfolge. Sie ordnet jedes Vorhaben einer von drei Schichten zu. Eine höhere Schicht beginnt erst, wenn die darunterliegende für den betroffenen Ablauf trägt.

Für viele Betriebe gibt es zusätzlich einen äußeren Takt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie an Geschäftskunden ausstellen, ab 2028 alle übrigen. Die E-Rechnung gehört in die zweite Schicht, setzt aber saubere Stammdaten voraus, wie der Beitrag E-Rechnungspflicht beschreibt. Wer sie ohnehin umstellen muss, hat damit einen guten Anlass, das Fundament zu legen. Was in diese erste Schicht gehört, beschreibt der Beitrag Stammdaten pflegen.

Welcher Ablauf zuerst? Ein Rechenbeispiel

Innerhalb einer Schicht entscheidet eine einfache Rechnung. Multipliziere für jeden Kandidaten die Zahl der Vorgänge pro Monat mit der Zeit, die ein Vorgang heute von Hand kostet. Ergänze, wie oft Fehler passieren und ob andere Abläufe von diesem abhängen. Eine genauere Methode, die auch Wartezeiten und Fehlerkosten bewertet, zeigt der Beitrag Was ein Prozess kostet.

Das Beispiel zeigt, warum der lästigste Ablauf nicht immer der richtige erste ist. Die Reisekostenabrechnung nervt, aber sie bindet wenig Zeit und hängt mit nichts zusammen. Angebot und Rechnung dagegen binden viel Zeit, und auf ihnen bauen Mahnwesen und Kennzahlen auf. Der Monatsbericht gehört in die dritte Schicht. Er wird fast von selbst einfacher, sobald der Kernablauf ohne Abtippen läuft.

Wie du die Reihenfolge festlegst

1. Kandidaten sammeln

   Schreibe alle Vorhaben auf, die im Betrieb genannt werden, und ordne jedes einer der drei Schichten zu.

2. Fundament prüfen

   Prüfe für den Kernablauf, ob Kunden, Artikel und Preise an genau einem Ort gepflegt werden. Wenn nicht, ist das der erste Schritt, begrenzt auf die Daten, die dieser Ablauf braucht.

3. Kernablauf rechnen

   Schätze für die Abläufe der zweiten Schicht Häufigkeit und Zeit je Vorgang. Der Ablauf mit der meisten Handarbeit und den meisten Abhängigkeiten kommt zuerst.

4. Ablauf auf Papier klären

   Beschreibe, wie der gewählte Ablauf künftig laufen soll, bevor du ein Werkzeug auswählst. Wie die Auswahl dann abläuft, beschreibt der Beitrag Software auswählen.

5. Einen Schritt nach dem anderen

   Beginne das nächste Vorhaben erst, wenn das vorige im Alltag genutzt wird. Zwei halb eingeführte Werkzeuge sind schlechter als eines, das läuft.

Der letzte Schritt schützt vor einem Problem, das der Beitrag Werkzeug-Wildwuchs reduzieren ausführlich beschreibt: Jedes Problem bekommt ein eigenes Werkzeug, und keines wird abgeschaltet. Eine feste Reihenfolge ist auch eine Liste dessen, was vorerst nicht angefangen wird.

Fazit: Welcher Ablauf kommt zuerst?

Gefragt war, in welcher Reihenfolge ein kleiner Betrieb seine Abläufe digitalisieren sollte, damit jeder Schritt den nächsten leichter macht. Die Forschung von Brynjolfsson und Hitt legt nahe, dass Technik ihren Wert erst zusammen mit geänderten Abläufen und gepflegten Daten entfaltet. Daraus folgt eine Reihenfolge in drei Schichten: zuerst das Fundament aus Stammdaten und Ablage, dann der Kernablauf vom Angebot bis zur Rechnung, zuletzt Auswertung und Automatisierung. Innerhalb einer Schicht entscheiden Häufigkeit, Zeit je Vorgang und Abhängigkeiten. Der Streit zwischen schnellen Erfolgen und Fundament löst sich, wenn man das Fundament nur für den Ablauf legt, der als Erstes an der Reihe ist. Zuerst kommt also nicht der lauteste Wunsch, sondern der Ablauf, auf dem die anderen aufbauen.

Was du diese Woche tun kannst

• Alle genannten Digitalisierungsvorhaben auf eine Liste schreiben.
• Jedes Vorhaben einer der drei Schichten zuordnen.
• Für die Abläufe der zweiten Schicht Vorgänge pro Monat und Minuten je Vorgang schätzen.
• Prüfen, ob die Stammdaten für den Ablauf mit der meisten Handarbeit an einem Ort liegen.
• Die Reihenfolge festhalten und mit dem Team besprechen, einschließlich dessen, was vorerst wartet.

Schon die Zuordnung zu den Schichten zeigt oft, dass ein Teil der Wunschliste auf eine Grundlage wartet, die es noch nicht gibt. Diese Grundlage zuerst zu schaffen ist kein Umweg, sondern der kürzeste Weg.