Software auswählen: Anforderungen, Testphase, Entscheidung

Warum Softwareauswahl so oft zum Fehlkauf führt

Der Anlass ist meist ein Ärgernis. Die Tabelle mit den Aufträgen ist unübersichtlich geworden, die Zeiterfassung läuft über Zettel, oder ein Kunde verlangt ein Portal. Jemand schaut sich zwei Anbieter an, eine Vorführung überzeugt, der Vertrag wird unterschrieben. Ein halbes Jahr später nutzt die Hälfte des Teams das Programm nicht, und die alte Tabelle lebt weiter.

Der Fehler lag selten in der Software. Er lag in der Auswahl: Niemand hatte aufgeschrieben, was das Programm leisten muss, getestet wurde mit Vorführdaten statt mit echten Fällen, und entschieden hat, wer die Vorführung gesehen hat, nicht wer damit arbeiten wird.

Dieser Beitrag beantwortet die Frage: Wie wählt ein kleiner Betrieb Software so aus, dass sie danach tatsächlich genutzt wird und die Arbeit verbessert? Dafür klären wir zuerst die Begriffe, stellen ein Denkmodell aus der Forschung zu Informationssystemen vor, prüfen die Befunde zur Auswahl in kleinen Betrieben, wägen zwei Arten der Entscheidung ab und beschreiben den Ablauf in drei Phasen.

Eine Vorführung zeigt, was die Software kann. Ein Test zeigt, was dein Team damit tut.

Begriffe: Anforderung, Muss-Kriterium, Testphase

Eine Anforderung beschreibt, was die Software in einem bestimmten Ablauf leisten muss, aus Sicht dessen, der damit arbeitet. Gut formuliert ist sie, wenn sie sich prüfen lässt: „Ein Angebot lässt sich aus einer Vorlage in unter fünf Minuten erstellen“ ist prüfbar, „benutzerfreundlich“ ist es nicht. Ein Muss-Kriterium ist eine Anforderung, ohne die eine Software ausscheidet, etwa die Ausgabe einer E-Rechnung im Format XRechnung. Soll- und Kann-Kriterien sind wünschenswert, aber verhandelbar. Die Testphase ist ein begrenzter Zeitraum, in dem ausgewählte Kandidaten mit echten Vorgängen geprüft werden.

Bevor Anforderungen geschrieben werden, muss der Ablauf feststehen. Wer Software für einen Ablauf sucht, den es noch nicht gibt, beschreibt Wünsche statt Anforderungen. Die Reihenfolge Aufnehmen, Vereinfachen, Auswählen aus dem Beitrag Warum der Prozess vor dem Tool kommt gilt hier unverändert. Welcher Ablauf überhaupt zuerst an der Reihe ist, beschreibt der Beitrag Digitalisierung in der richtigen Reihenfolge.

Die Auswahl einer Software ähnelt dem Kauf eines Firmenwagens. Wer nur Prospekte vergleicht, kauft das Auto mit den meisten Ausstattungsmerkmalen. Wer eine Woche lang die eigene Strecke damit fährt, mit Werkzeug im Kofferraum und dem Kollegen, der es täglich nutzen wird, merkt, ob es passt.

Das Denkmodell: Passung zwischen Aufgabe und Technik

Die Wirtschaftsinformatiker Dale Goodhue und Ronald Thompson haben 1995 ein Modell vorgestellt, das für die Auswahl besonders nützlich ist: die Aufgaben-Technik-Passung, englisch Task-Technology Fit. Danach verbessert eine Technik die Leistung eines Menschen nur unter zwei Bedingungen. Sie muss genutzt werden, und sie muss zu den Aufgaben passen, die sie unterstützen soll. Eine Software, die genutzt wird, aber nicht passt, kostet Zeit. Eine, die passt, aber nicht genutzt wird, bringt nichts. Die Autoren prüften das Modell mit Daten von mehr als 600 Beschäftigten in zwei Unternehmen und fanden es in seinem Kern bestätigt, wenn auch nur in mäßiger Stärke (Goodhue und Thompson 1995).

Das Modell ergänzt das Technologieakzeptanzmodell von Davis (1989), das der Beitrag zur No-Code-Automatisierung beschreibt. Dort hängt die Nutzung vor allem daran, ob eine Software als nützlich und als einfach erlebt wird. Die Aufgaben-Technik-Passung fügt hinzu, wovon die Nützlichkeit abhängt: von der Übereinstimmung mit den tatsächlichen Aufgaben. Für die Auswahl folgt daraus, dass die Prüffragen nicht lauten „Was kann die Software?“, sondern „Erledigt sie unsere häufigsten Aufgaben besser als heute, und werden unsere Leute sie nutzen?“

Was Studien über Softwareauswahl in kleinen Betrieben zeigen

Thong, Yap und Raman (1996) untersuchten in 114 kleinen Betrieben, wovon der Erfolg eingeführter Informationssysteme abhing. Die Unterstützung durch die Geschäftsführung war wichtig, aber nicht der stärkste Faktor. Wichtiger war die Qualität der externen Fachleute, also der Anbieter und Berater. Die Autoren erklären das mit der Ressourcenknappheit kleiner Betriebe: Ihnen fehlt meist eigenes Fachwissen, und deshalb hängen sie stärker von der Qualität ihrer Partner ab als große Unternehmen.

Eine zweite Studie derselben Forschungsgruppe verglich zwei Wege. Ein Teil der kleinen Betriebe hatte einen unabhängigen Berater und einen getrennten Anbieter beauftragt, der andere Teil einen Anbieter, der auch berät. Die Betriebe mit nur einem Partner hatten im Schnitt die wirksameren Systeme und bewerteten die Unterstützung des Anbieters besser. Als wichtigen Einflussfaktor nennen die Autoren die Beziehung zwischen dem Anbieter und den übrigen Beteiligten im Projekt (Thong und Yap 1994). Ein unabhängiger Berater ist also kein Selbstzweck. Es zählt, wer nach dem Kauf erreichbar ist und den Betrieb versteht.

Cricelli und Kollegen (2020) beschreiben das Problem aus Sicht der Entscheider am Beispiel von Software für das Kundenmanagement: Es gibt Hunderte Angebote, und Inhabern fehlen Zeit und Fachwissen, um sie zu vergleichen. Viele überlassen die Auswahl deshalb einem externen Fachmann. Die Autoren schlagen ein Verfahren in vier Schritten vor, bei dem die Entscheider selbst festlegen, welche Kriterien zählen und wie stark, und erproben es in einem kleinen italienischen Betrieb. Ihr Grundgedanke: Die Kriterien müssen aus dem eigenen Betrieb kommen, nicht aus einer allgemeinen Liste. Eine Literaturübersicht über 89 Fachartikel zur Softwareauswahl zeigt zudem, dass gewichtete Bewertungsverfahren in der Forschung die häufigste Methode sind (Duman u. a. 2024).

Punktwert oder Praxistest? Zwei Sichtweisen auf die Entscheidung

Für die Entscheidung selbst gibt es zwei Lager. Das erste setzt auf eine gewichtete Bewertung, in Deutschland oft Nutzwertanalyse genannt: Jedes Kriterium bekommt ein Gewicht, jeder Kandidat Punkte je Kriterium, und am Ende gewinnt der höchste Gesamtwert. Das macht die Entscheidung nachvollziehbar und schützt vor dem Eindruck einer guten Vorführung.

Das zweite Lager hält solche Punktwerte für Scheingenauigkeit. Ob eine Software im Alltag trägt, zeige sich erst im Gebrauch, und die Gewichte seien ohnehin geschätzt. Besser sei ein kurzer, harter Test mit echten Fällen und das Urteil der Menschen, die damit arbeiten.

Ich halte beide Einwände für berechtigt und die Verbindung für den besseren Weg. Die Muss-Kriterien filtern vorab, die gewichtete Bewertung ordnet die Kandidaten und macht Unterschiede sichtbar, und der Test entscheidet zwischen den beiden besten. Die Bewertung ist dann keine Rechenmaschine, die das Ergebnis ausspuckt, sondern ein Protokoll, warum man sich so entschieden hat. Dazu passt die Erfahrung aus dem Beitrag Projektmanagement-Tools im Vergleich: Das beste Werkzeug ist das, das das Team nach vier Wochen noch freiwillig öffnet.

Der Ablauf in drei Phasen: Anforderungen, Test, Entscheidung

Phase 1: Anforderungen und Vorauswahl

Schreibe mit zwei oder drei künftigen Nutzern die zehn häufigsten Aufgaben des Ablaufs auf und formuliere daraus prüfbare Anforderungen. Trenne sie in Muss, Soll und Kann. Höchstens fünf Muss-Kriterien, sonst bleibt kein Anbieter übrig. Typische Muss-Kriterien sind Datenschutz mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO, die Ausgabe der Daten in einem offenen Format und eine Schnittstelle zum vorhandenen Hauptsystem.

Phase 2: Test mit echten Fällen

Teste höchstens zwei Kandidaten parallel, zwei Wochen lang. Jeder Tester bearbeitet in beiden Programmen dieselben fünf echten Vorgänge aus der letzten Woche, einschließlich eines schwierigen Falls. Notiert wird je Vorgang die benötigte Zeit, was nicht ging und wie oft Hilfe nötig war. Prüfe in dieser Phase auch den Anbieter: Wie schnell und wie gut beantwortet er eine echte Frage? Die Befunde von Thong und Kollegen zeigen, dass diese Unterstützung für kleine Betriebe besonders zählt.

Phase 3: Entscheidung und Abschluss

Entscheide gemeinsam mit den Testern. Halte schriftlich fest, warum der Gewinner gewonnen hat und welche Schwächen bekannt sind. Lege vor der Unterschrift fest, welches alte Werkzeug dafür abgeschaltet wird und bis wann, wie der Beitrag Werkzeug-Wildwuchs reduzieren empfiehlt. Achte bei Mietverträgen auf Laufzeit, Kündigungsfrist und die Frage, wie du deine Daten beim Wechsel zurückbekommst.

Nach der Auswahl: warum die Einführung dazugehört

Mit der Unterschrift ist erst die Hälfte getan. Nach Goodhue und Thompson wirkt eine passende Software nur, wenn sie genutzt wird, und die Nutzung entsteht in den ersten Wochen. Deshalb sollte schon vor der Entscheidung feststehen, wer die Einführung verantwortet, wann die alte Lösung endet und woran man nach drei Monaten den Erfolg misst. Ein Plan in sechs Phasen dafür steht im Beitrag CRM einführen. Er lässt sich auf andere Software übertragen.

Über den Einzelfall hinaus folgt aus den Befunden eine Regel für kleine Betriebe: Die Wahl des Partners ist Teil der Wahl der Software. Ein etwas schwächeres Programm mit einem Anbieter, der den Betrieb versteht und erreichbar ist, bringt oft mehr als das stärkste Programm ohne Unterstützung. Für CRM-Systeme beschreibt der Beitrag CRM für kleine Unternehmen, welche Arten von Lösungen es gibt.

Fazit: Wie wählt ein kleiner Betrieb Software richtig aus?

Zu klären war, wie ein kleiner Betrieb Software so auswählt, dass sie genutzt wird und die Arbeit verbessert. Das Modell der Aufgaben-Technik-Passung gibt die Richtung vor: Geprüft wird nicht, was eine Software kann, sondern ob sie die häufigsten eigenen Aufgaben besser erledigt und ob das Team sie nutzen wird. Praktisch heißt das: wenige Muss-Kriterien als Filter, eine gewichtete Bewertung als Ordnung und Begründung, ein Test mit echten Fällen als Entscheidung, gemeinsam mit den künftigen Nutzern. Die Studien zu kleinen Betrieben fügen hinzu, dass die Qualität des Anbieters mindestens so viel zählt wie die Software selbst. Wer so auswählt, entscheidet nicht nach der besten Vorführung, sondern nach dem besten Alltag.

Was du diese Woche tun kannst

• Den Ablauf, für den Software gesucht wird, auf einer Seite beschreiben.
• Mit zwei künftigen Nutzern die zehn häufigsten Aufgaben aufschreiben.
• Daraus höchstens fünf Muss-Kriterien und einige gewichtete Soll-Kriterien ableiten.
• Fünf echte Vorgänge, darunter einen schwierigen, als Testfälle zurücklegen.
• Festlegen, welches alte Werkzeug nach der Einführung abgeschaltet wird.

Mit diesen Vorbereitungen dauert die eigentliche Auswahl oft nur drei bis vier Wochen, und am Ende steht eine Entscheidung, die sich begründen lässt.