E-Rechnungspflicht: Was Betriebe bis 2028 umstellen müssen

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für deinen Betrieb?

Für viele Inhaber ist die E-Rechnung ein Thema der Buchhaltung, das irgendwann der Steuerberater regelt. Das greift zu kurz. Die Rechnung ist der letzte Schritt einer Kette, die im Vertrieb beginnt: mit dem Angebot, dem Auftrag, der Bestellnummer des Kunden, den vereinbarten Preisen. Wenn diese Daten unvollständig oder verstreut sind, scheitert nicht die Software, sondern der Ablauf.

Gleichzeitig ist die Pflicht ein Anlass, den Weg vom Auftrag zum Zahlungseingang einmal ganz anzusehen. Wer ohnehin umstellen muss, kann bei der Gelegenheit Abtippen, Rückfragen und Medienbrüche abschaffen. Die Leitfrage dieses Beitrags lautet deshalb: Was verlangt die E-Rechnungspflicht von deinem Betrieb, und wie stellst du so um, dass auch dein Ablauf davon profitiert? Dafür klären wir zuerst Fristen, Begriff und Ausnahmen, fragen dann, warum Staaten die E-Rechnung einführen und was sie mit deinem Vertrieb zu tun hat, und enden mit einem Fahrplan in fünf Etappen.

Welche Fristen gelten für Empfang und Versand?

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024. Es hat das Umsatzsteuergesetz so geändert, dass Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen schrittweise als E-Rechnung ausgestellt werden müssen. Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmen im Inland, also im B2B-Geschäft. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Für den Empfang gab es keine Übergangsfrist. Das ist der Punkt, den viele Betriebe unterschätzen: Auch wer selbst erst 2028 umstellen muss, bekommt schon heute E-Rechnungen von Lieferanten und muss sie verarbeiten und aufbewahren können.

Was zählt als E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das Bundesfinanzministerium nennt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 als zulässige Formate die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Bei ZUGFeRD steckt in einer PDF-Datei ein maschinenlesbarer Datensatz, sodass Mensch und Software dieselbe Rechnung lesen können.

Wichtig für die Praxis: Laut Bundesfinanzministerium müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Datensatz stehen. Bei Formaten mit sichtbarem PDF-Teil ist der Datensatz maßgeblich, nicht das Bild. Die Finanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal eine Funktion, mit der sich strukturierte Rechnungen lesbar darstellen lassen. Wie die Rechnung übermittelt wird, ob per E-Mail, über eine Schnittstelle oder ein Portal, schreibt das Gesetz nicht vor. Das vereinbaren die Geschäftspartner.

Welche Ausnahmen gibt es?

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Die Industrie- und Handelskammern nennen mit Verweis auf das Bundesfinanzministerium unter anderem diese Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen bis derzeit 250 Euro brutto. Rechnet eine Rechnung mehrere Leistungen ab, zählt laut BMF-Schreiben vom Oktober 2025 der Gesamtbetrag.
• Fahrausweise, etwa Bahn- oder Bustickets.
• Rechnungen an Privatkunden, weil die Pflicht nur für Leistungen an Unternehmen gilt.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen, etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz.
• Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können müssen sie sie trotzdem.

Auch Rechnungen ins Ausland fallen nicht unter die inländische Pflicht. Andere Länder haben aber eigene Regeln. Wer exportiert, sollte das im Blick behalten, wie der Beitrag Export und Vertrieb einordnet.

Warum führen Staaten die E-Rechnung überhaupt ein?

Für den Staat geht es vor allem um die Umsatzsteuer. Strukturierte Rechnungsdaten erleichtern Prüfungen und erschweren Betrug. Wie groß dieser Effekt sein kann, zeigt Italien, das die E-Rechnung zwischen Unternehmen 2019 umfassend eingeführt hat.

Heinemann und Stiller (2025) haben dazu Handelsdaten verglichen, die Import- und Exportland getrennt melden. Die Lücke zwischen beiden Meldungen gilt als Hinweis auf grenzüberschreitenden Umsatzsteuerbetrug. Nach der Einführung der E-Rechnung schrumpfte sie deutlich. Für Unternehmen ist der Nutzen ein anderer: weniger Abtippen, weniger Fehler und schnellere Freigaben. Das stellt sich allerdings nicht von allein ein.

Die E-Rechnung ist eine Pflicht für die Steuer und eine Chance für den Ablauf. Wer nur die Pflicht erfüllt, verschenkt die Chance.

Was hat die E-Rechnung mit deinem Vertrieb zu tun?

Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, aus denen sie entsteht. Und viele dieser Daten entstehen im Vertrieb. Kundenname und Anschrift, Ansprechpartner in der Buchhaltung, Bestellnummer, vereinbarte Preise und Zahlungsziele landen heute oft in E-Mails, Notizen oder im Kopf des Verkäufers. Bei einer Papierrechnung fing die Buchhaltung Lücken durch Nachfragen auf. Bei einer strukturierten Rechnung, die der Kunde automatisch verarbeitet, fällt jede Lücke sofort auf: Die Rechnung wird abgelehnt oder bleibt in der Prüfung hängen, und das Geld kommt später.

In diesem Beispiel vergehen 16 Tage, bevor das Zahlungsziel überhaupt zu laufen beginnt. Die meisten davon entstehen nicht in der Buchhaltung, sondern weil eine Angabe aus dem Vertrieb fehlte. Welche Angaben bei der Übergabe vom Angebot zum Auftrag festgehalten werden müssen, beschreibt der Leitfaden Auftragsabwicklung optimieren. Wie du Regeln für saubere Kundendaten aufstellst, die das Team auch einhält, zeigt Datenqualität im CRM.

Forschung zur Einführung in kleinen Betrieben bestätigt, dass es auf die Passung ankommt. Le (2025) befragte 152 Inhaber und Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen in Vietnam, wo die E-Rechnung seit Juli 2022 Pflicht ist. Den stärksten Einfluss auf die Bereitschaft zur Einführung hatte, wie gut die Lösung zu den tatsächlichen Abläufen der Rechnungsstellung passte. Die Studie misst Absichten und nicht tatsächliche Einführungen, und Vietnam ist mit Deutschland nur begrenzt vergleichbar. Der Befund deckt sich aber mit einer Fallstudie von Naghshineh und Kollegen (2026) beim Werkzeughersteller Hilti: Als größte Hürden bei der Einführung nannten sie fehlende Transparenz im Prozess, doppelte Arbeitsschritte, unklare Kommunikation und zu wenig Automatisierung.

Der Fahrplan in fünf Etappen: So stellst du um

Ich empfehle, die Umstellung nicht mit der Auswahl einer Software zu beginnen, sondern mit dem Ablauf. Das gilt für die E-Rechnung genauso wie für jedes andere Digitalisierungsvorhaben, wie der Beitrag Warum der Prozess vor dem Tool kommt begründet. Der Fahrplan hat fünf Etappen.

1. Etappe 1: Eingang sichern

   Lege fest, wo E-Rechnungen ankommen, etwa ein eigenes Postfach, wer sie liest und wie du den Datensatz anzeigen kannst. Kläre mit dem Steuerberater, wie du sie im Originalformat aufbewahrst.

2. Etappe 2: Ausgang klären

   Prüfe, ob dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag und du damit ab 2027 E-Rechnungen ausstellen musst. Frage deinen Software-Anbieter, welche Formate dein System erzeugen kann.

3. Etappe 3: Stammdaten bereinigen

   Gehe die Daten deiner aktiven Geschäftskunden durch: Firmenname, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsempfänger, Bestellnummern und Wunschformat.

4. Etappe 4: Angebot und Auftrag anbinden

   Sorge dafür, dass alle Angaben, die auf die Rechnung gehören, schon im Angebot und in der Auftragsbestätigung erfasst werden, an einer Stelle und nicht in E-Mails.

5. Etappe 5: Testen und umstellen

   Stelle zuerst mit zwei oder drei Kunden um, die E-Rechnungen ausdrücklich wünschen. Sammle Rückmeldungen und weite die Umstellung dann aus.

Wer viele Werkzeuge nebeneinander betreibt, sollte bei Etappe 4 genau hinsehen, wo Daten doppelt gepflegt werden. Hinweise dazu gibt der Leitfaden Werkzeug-Wildwuchs reduzieren.

So fängst du an

Die Pflicht kommt in Stufen, und die meisten Schritte kosten vor allem eine klare Zuständigkeit. Beginne mit dem, was schon gilt: dem Empfang.

• Prüfen, ob in den letzten Wochen E-Rechnungen eingegangen sind, und klären, wer sie gelesen und wie sie abgelegt wurden.
• Eine Person benennen, die für die Umstellung verantwortlich ist und mit Steuerberater und Software-Anbieter spricht.
• Den Gesamtumsatz 2026 mit dem Steuerberater klären, um zu wissen, ob die Versandpflicht 2027 oder 2028 beginnt.
• Beim Software-Anbieter schriftlich erfragen, ob XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausgegeben und eingelesen werden können.
• Die zehn umsatzstärksten Geschäftskunden auf vollständige Rechnungsdaten prüfen und fehlende Angaben nachfragen.
• Im Vertrieb festlegen, dass Bestellnummer und Rechnungsempfänger bei jedem Auftrag erfasst werden.

Ausgangspunkt war die Frage, was die E-Rechnungspflicht von deinem Betrieb verlangt und wie du sinnvoll umstellst. Der Empfang gilt seit 2025 für alle inländischen Unternehmen, der Versand an Geschäftskunden folgt 2027 oder 2028, je nach Vorjahresumsatz, und ein PDF per E-Mail reicht dafür nicht. Die Umstellung gelingt am ehesten als Prozessprojekt, denn die Software schreibt nur die Daten in die Rechnung, die Angebot und Auftrag vorher sauber erfasst haben.