Mit Steuerberater und Bank auf Augenhöhe sprechen

Warum viele Inhaber im Gespräch über ihre eigenen Zahlen unterlegen sind

Einmal im Jahr bespricht ein Inhaber mit seiner Steuerberaterin den Jahresabschluss. Sie erklärt, warum das Ergebnis gesunken ist, er nickt und fragt nach der Steuerzahlung. Drei Monate später fragt die Bank nach der Kapitaldienstfähigkeit, und er verweist auf die Kanzlei. Beide Gespräche verlaufen freundlich. In beiden ist er nicht derjenige, der seinen Betrieb erklärt.

Das ist verständlich, denn Buchhaltung und Steuern sind Fachgebiete, die man aus guten Gründen abgibt. Es hat aber Folgen. Der Beitrag Kreditvergabe zeigt, dass Banken unter Unsicherheit lieber ablehnen als den Zins zu erhöhen und dass freiwillig geteilte Informationen das Bild von der Kompetenz des Unternehmers verbessern. Dieser Leitfaden fragt deshalb: Welche Zahlen muss ein Inhaber selbst kennen, um mit Steuerberater und Bank auf Augenhöhe zu sprechen, und wie bereitet er diese Gespräche vor?

Dafür stelle ich zuerst mit der Signaltheorie ein Denkmodell vor, kläre dann acht Kennzahlen, wäge zwei Sichtweisen auf die Rolle des Steuerberaters ab und beschreibe einen Gesprächsrhythmus über das Jahr. Der Beitrag ist keine Steuer- oder Finanzberatung.

Das Denkmodell: Signale nach Spence

Der Ökonom Michael Spence hat 1973 beschrieben, wie Menschen mit einer Informationsasymmetrie umgehen, also einer Lage, in der eine Seite mehr weiß als die andere. Auf dem Arbeitsmarkt weiß der Bewerber mehr über seine Fähigkeiten als der Arbeitgeber. Spence zeigte, dass ein Signal diese Lücke schließen kann, wenn es zwei Bedingungen erfüllt: Es muss sich prüfen lassen, und es muss für jemanden mit schlechteren Eigenschaften schwerer zu erbringen sein. Ein Abschluss ist ein solches Signal, eine bloße Behauptung nicht.

Gegenüber der Bank ist die Lage dieselbe. Der Inhaber weiß mehr über seinen Betrieb als der Kreditbetreuer, wie der Beitrag zur Kreditvergabe mit dem Modell von Stiglitz und Weiss beschreibt. Gegenüber dem Steuerberater ist sie umgekehrt: Die Kanzlei kennt die Zahlen oft besser als der Inhaber selbst. In beiden Fällen gilt: Wer seine eigenen Zahlen kennt, erklären und begründen kann, sendet ein glaubwürdiges Signal. Es lässt sich prüfen, denn die Bank hat die Unterlagen. Und es ist schwer zu fälschen, denn wer seinen Betrieb nicht versteht, kann ihn nicht flüssig erklären.

Eine Analogie aus dem Alltag: Wer beim Arzt seine Werte der letzten Monate mitbringt und sagt, wann die Beschwerden begonnen haben, bekommt ein anderes Gespräch als jemand, der nur sagt, es gehe ihm nicht gut. Der Arzt bleibt der Fachmann. Aber er spricht mit einem Patienten, der mitdenkt.

Wer seine Zahlen selbst erklärt, bekommt Beratung. Wer sie sich erklären lässt, bekommt ein Urteil.

Acht Zahlen, die der Inhaber selbst kennen sollte

Die folgenden acht Zahlen beantworten die Fragen, die Steuerberater und Bank am häufigsten stellen. Die Begriffe sind so definiert wie in den anderen Beiträgen dieser Reihe, die Grenzwerte zur Eigenkapitalquote und Schuldentilgungsdauer stammen aus dem Quicktest nach Kralicek, den der Beitrag Die Bilanz eines Kunden lesen vorstellt. Grenzwerte sind Erfahrungswerte, keine gesetzlichen Vorgaben, und unterscheiden sich nach Branche.

Drei Begriffe brauchen eine Erklärung. Die betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA, ist eine Auswertung der laufenden Buchhaltung, die viele Kanzleien monatlich erstellen. Ihre Standardform zeigt Umsatz, Kosten und Ergebnis des Monats und des Jahres bis dahin. Die Liquidität ist die Fähigkeit, fällige Zahlungen fristgerecht zu leisten. Sie ist nicht dasselbe wie Gewinn, wie der Beitrag Wachstum kostet Liquidität zeigt. Und der Deckungsbeitrag ist der Umsatz abzüglich der Kosten, die direkt durch den Auftrag entstehen. Er steht in der BWA meist nicht je Auftrag, sondern muss aus der Nachkalkulation kommen, wie Deckungsbeitrag je Auftrag beschreibt.

Was Studien über Beratung durch den Steuerberater zeigen

Für kleine Betriebe ist die Steuerkanzlei oft der wichtigste externe Berater, nicht nur für Steuern. Carey (2015) hat in Australien 380 kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 200 Beschäftigten befragt. Betriebe, die bei ihrem externen Berater freiwillig betriebswirtschaftliche Beratung einkauften, schnitten besser ab. Dieser Zusammenhang galt für kleine Betriebe mit 5 bis 49 Beschäftigten, nicht aber für mittlere. Der Autor erklärt das damit, dass kleinere Betriebe weniger eigene Fachleute haben und deshalb mehr von externem Wissen profitieren.

Wann Inhaber Rat suchen, haben Jibril, Wishart und Roper (2023) untersucht. Sie befragten 2.089 kleine Betriebe mit 3 bis 99 Beschäftigten in London, Paris, Frankfurt und Madrid. Rund 45 Prozent hatten in den vorangegangenen zwölf Monaten externen Rat eingeholt. Von den Betrieben, die eine existenzbedrohende Krise erlebt hatten, suchten rund 61 Prozent Rat, um sie zu bewältigen. Eine Krise führte dazu, dass Betriebe noch bis zu fünf Jahre später häufiger Rat suchten, vor allem wenn sie schon in der Krise beraten worden waren.

Die Befunde haben Grenzen. Carey misst Zusammenhänge, nicht Ursachen: Möglicherweise kaufen erfolgreichere Betriebe eher Beratung ein. Die Studie von Jibril und Kollegen stammt aus großen Städten mit gezielt ausgewählten Stadtteilen. Die Richtung beider Befunde ist aber dieselbe: Beratung wird oft erst in der Not gesucht, obwohl sie gerade kleinen Betrieben auch sonst nützt. Für das Gespräch mit der Bank zeigt der Beitrag zur Kreditvergabe mit Moro, Fink und Kautonen (2014), dass freiwillig gegebene Informationen das Bild von der Kompetenz des Unternehmers verbessern und den Zins senken können.

Zwei Sichtweisen: Zahlen abgeben oder Zahlen beherrschen?

Die erste Sichtweise sagt: Zahlen sind Sache der Fachleute. Ein Inhaber verdient sein Geld mit Kunden und Aufträgen, nicht mit Buchhaltung. Wer sich in Kennzahlen vergräbt, verliert Zeit für den Vertrieb. Dafür bezahlt er eine Kanzlei, und die Arbeitsteilung ist vernünftig.

Die zweite Sichtweise sagt: Wer seine Zahlen nicht kennt, kann seinen Betrieb nicht führen. Die Kanzlei sieht die Vergangenheit, der Inhaber muss über die Zukunft entscheiden. Und gegenüber der Bank kann niemand die Rolle übernehmen, den eigenen Betrieb zu erklären.

Ich halte die Arbeitsteilung für richtig, aber an einer anderen Stelle als üblich. Das Erstellen der Zahlen gehört zur Kanzlei, das Verstehen zum Inhaber. Er muss nicht buchen und keine Steuererklärung schreiben. Er muss aber acht Zahlen kennen, erklären können, warum sie sich verändert haben, und wissen, was er daraus folgert. Das kostet weniger Zeit, als viele befürchten, etwa eine Stunde im Monat. Die Befunde von Carey sprechen zudem dafür, die Kanzlei aktiv um Beratung zu bitten, statt nur ihre Pflichtleistungen abzunehmen.

Der Gesprächsrhythmus über das Jahr

Aus dem Modell und den Befunden leite ich einen festen Rhythmus ab. Er verwandelt Pflichttermine in Gespräche, in denen der Inhaber führt.

1. Monatlich, 30 Minuten allein

   BWA lesen, drei markierte Zahlen mit Vormonat und Vorjahr vergleichen, Liquiditätsplan für die nächsten acht Wochen aktualisieren, offene Forderungen prüfen. Wie sich das auf einer Seite darstellen lässt, zeigt Ein Kennzahlen-Cockpit auf einer Seite.

2. Vierteljährlich, eine Stunde mit der Kanzlei

   Nicht über Belege, sondern über Fragen: Wo weicht das Jahr vom Plan ab, welche Steuerzahlungen kommen, welche Entscheidungen stehen an? Bring eine Liste mit drei Fragen mit.

3. Halbjährlich, eine Seite an die Bank

   Aktuelle Zahlen und die wichtigsten Entwicklungen unaufgefordert schicken. Der Beitrag zur Kreditvergabe empfiehlt das, weil es genau die weichen Informationen aufbaut, die im Ernstfall zählen.

4. Jährlich, Abschlussgespräch und Bankgespräch

   Mit der Kanzlei den Abschluss durchgehen und die Planung für das nächste Jahr besprechen. Mit der Bank die Zahlen erklären, bevor sie gefragt werden, auch die Ausreißer.

5. Vor jeder großen Entscheidung

   Investition, Einstellung, Kredit: Kapitaldienst und Liquidität für ein normales und ein schwaches Jahr selbst rechnen und mit der Kanzlei prüfen.

Wer die Zahlen kennt, kann auch andere Fragen besser beantworten: wie Zahlungsziele und Mahnwesen die Liquidität verbessern, beschreibt Zahlungsverzug und Forderungsmanagement, welche Finanzierungswege neben dem Kredit in Frage kommen, Wachstum finanzieren.

Was sich sofort umsetzen lässt

• Schreib die acht Zahlen aus der Tabelle auf und trag ein, welche du heute ohne Nachsehen kennst.
• Bitte die Kanzlei um die BWA bis zum 15. jedes Monats und um ein Quartalsgespräch von einer Stunde.
• Rechne Eigenkapitalquote und Schuldentilgungsdauer aus dem letzten Abschluss und vergleiche sie mit den Grenzwerten.
• Bereite eine Seite mit aktuellen Zahlen für deine Bank vor, auch wenn du gerade keinen Kredit brauchst.

Fazit: Welche Zahlen braucht ein Inhaber für Gespräche auf Augenhöhe?

Die Leitfrage lautete, welche Zahlen ein Inhaber selbst kennen muss, um mit Steuerberater und Bank auf Augenhöhe zu sprechen, und wie er diese Gespräche vorbereitet. Die Antwort sind acht Zahlen: Umsatz und Deckungsbeitrag, Ergebnis, Liquidität, Forderungslaufzeit, Eigenkapitalquote, Cashflow, Schuldentilgungsdauer und Kapitaldienst. Dazu kommt ein fester Rhythmus aus monatlichem Blick, Quartalsgespräch mit der Kanzlei, halbjährlicher Seite an die Bank und Jahresgespräch.

Die Signaltheorie erklärt, warum das wirkt: Eigene, erklärte Zahlen sind ein glaubwürdiges Zeichen für einen Inhaber, der seinen Betrieb versteht. Die Studien zeigen, dass gerade kleine Betriebe von aktiv nachgefragter Beratung profitieren und dass sie diese Beratung oft erst in der Krise suchen. Augenhöhe entsteht also nicht dadurch, dass der Inhaber so viel weiß wie seine Berater, sondern dadurch, dass er weiß, was er fragen muss.