Der erste Exportauftrag: Prüfliste von Zahlungsbedingungen bis Zoll

Warum der erste Exportauftrag anders ist

Viele kleine Betriebe kommen nicht durch eine Strategie zum Export, sondern durch eine Anfrage. Ein Kunde aus Österreich hat die Website gefunden, ein Händler aus der Schweiz hat auf einer Messe nach einem Angebot gefragt. Die Leistung ist dieselbe wie im Inland. Fast alles drumherum ist anders: wie bezahlt wird, wer den Transport trägt, welche Steuer auf die Rechnung gehört und ob die Ware überhaupt ausgeführt werden darf.

Die zentrale Frage lautet also: Was muss ein kleiner Betrieb vor dem ersten Exportauftrag geklärt haben, damit aus dem Auftrag kein Verlust wird? Dafür ordnen wir zuerst die Lage mit Zahlen ein, stellen dann ein Denkmodell für den schrittweisen Einstieg vor, gehen die vier Risiken der Reihe nach durch, wägen zwei Sichtweisen auf Zahlungsbedingungen ab und fassen alles in einer Prüfliste zusammen.

Kleine Betriebe sind im Export keine Ausnahme. Nach dem IfM Bonn exportierten 2024 rund 255.000 kleine und mittlere Unternehmen Waren und erzielten damit rund 268 Milliarden Euro, etwa 62 Prozent davon im EU-Binnenmarkt. Diese Zahlen und die Entwicklung einzelner Zielmärkte beschreibt die Einordnung Export und Vertrieb ausführlich.

Der hohe Anteil des Binnenmarkts hat einen praktischen Grund: Innerhalb der EU entfallen Zollanmeldungen, und die Umsatzsteuer folgt einheitlichen Grundregeln. Wer zum ersten Mal exportiert, beginnt deshalb oft im Nachbarland. Das ist kein Zufall, sondern ein vernünftiger Weg, wie das folgende Denkmodell zeigt.

Das Denkmodell: Export als Lernprozess

Das Uppsala-Modell von Johanson und Vahlne (1977) beschreibt Expansion als Lernprozess: Mit wachsendem Wissen über einen Markt wächst die Bindung an ihn, Schritt für Schritt. Wer wenig weiß, legt sich wenig fest. Wer durch Aufträge lernt, wie ein Markt funktioniert, kann mehr investieren. Der Leitfaden In eine neue Region expandieren wendet dasselbe Modell auf die Ausweitung im Inland an.

Brouthers, Nakos, Hadjimarcou und Brouthers (2009) haben geprüft, ob diese Logik für kleine Unternehmen trägt. Sie befragten privat geführte Unternehmen mit höchstens 100 Beschäftigten aus Griechenland und mehreren karibischen Ländern und maßen den Exporterfolg daran, ob die Inhaber ihn im Vergleich zum Inlandsgeschäft bei Umsatz und Ertrag als besser oder schlechter einschätzten. Ihr Ergebnis: Unternehmen, die sich auf wenige Auslandsmärkte beschränkten und zugleich einen nennenswerten Teil ihres Absatzes im Export erzielten, schnitten am besten ab. Die Autoren erklären das damit, dass kleine Unternehmen nur in wenigen Märkten genug Wissen und ein belastbares Vertriebsnetz aufbauen können.

Die Studie misst den Erfolg über die Einschätzung der Befragten, nicht über Bilanzzahlen, und betrifft kleine Länder außerhalb Deutschlands. Ihre Grundaussage passt aber zur Export-Stufenleiter, die der Beitrag zum Export beschreibt: erst einzelne Anfragen bedienen, dann einen Testmarkt mit Partner, dann eigener Vertrieb vor Ort. Für den ersten Auftrag heißt das: Er ist vor allem eine Gelegenheit zu lernen, und er sollte so abgesichert sein, dass ein Fehler nicht teuer wird.

Der erste Exportauftrag soll nicht viel verdienen, sondern viel lehren, ohne viel zu kosten.

Risiko eins: die Zahlung

Ein Zahlungsausfall im Ausland ist schwerer einzutreiben als im Inland. Die Einordnung zum Export zitiert eine Erhebung, nach der 80 Prozent kleiner Exporteure den Zahlungsausfall ihrer Kunden als Hauptsorge nennen. Die Wahl der Zahlungsbedingung ist deshalb die wichtigste Entscheidung vor dem Angebot. Die gängigen Formen unterscheiden sich darin, wer das Risiko trägt.

• Vorkasse: Der Kunde zahlt vor der Lieferung. Für den Exporteur am sichersten, für einen neuen Kunden oft schwer zu akzeptieren.
• Akkreditiv: Die Bank des Kunden verspricht die Zahlung, wenn der Exporteur bestimmte Dokumente vorlegt. Bestätigt eine deutsche Bank das Akkreditiv, trägt sie zusätzlich das Risiko der ausländischen Bank. Akkreditive sind aufwendig und lohnen meist erst bei größeren Beträgen.
• Dokumenteninkasso: Die Dokumente, mit denen der Kunde die Ware übernehmen kann, werden ihm über Banken nur gegen Zahlung oder Akzept eines Wechsels ausgehändigt. Günstiger als ein Akkreditiv, aber ohne Zahlungsversprechen einer Bank.
• Zahlungsziel: Wie im Inland, aber mit schwierigerer Durchsetzung. Absichern lässt es sich über eine Kreditversicherung oder bei größeren Geschäften über staatliche Exportkreditgarantien.

In welcher Währung abgerechnet wird, ist die zweite Frage zur Zahlung. Wer in Euro fakturiert, verlagert das Kursrisiko einer Rechnung auf den Kunden. Wie man das abwägt, zeigt die Einordnung Währungsrisiken im Export.

Risiko zwei: die Lieferung und die Incoterms

Wer trägt den Transport, wer die Versicherung, und ab wann geht das Risiko auf den Kunden über? Im internationalen Handel wird das mit den Incoterms geregelt, standardisierten Lieferklauseln der Internationalen Handelskammer (ICC). Gültig ist die Fassung Incoterms 2020 mit elf Klauseln. Die ICC hat die Arbeit an einer Nachfolgefassung begonnen, ein Termin für deren Geltung steht aber noch nicht fest. Wichtig ist deshalb, im Vertrag ausdrücklich „Incoterms 2020“ und einen genauen Ort zu nennen.

Risiko drei: Umsatzsteuer und Zoll

Hier entscheidet zuerst, ob der Kunde in der EU sitzt oder in einem Drittland.

Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land. Eine solche innergemeinschaftliche Lieferung ist unter Voraussetzungen umsatzsteuerfrei. Seit 2020 gehören dazu ausdrücklich zwei Punkte, die früher als bloße Formfehler galten: Der Kunde muss eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats verwenden, und der Exporteur muss die Lieferung richtig und vollständig in der Zusammenfassenden Meldung angeben. Fehlt eines davon, entfällt die Steuerbefreiung. Die Gültigkeit der Nummer lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen. Zollanmeldungen fallen innerhalb der EU nicht an.

Lieferung in ein Drittland, etwa in die Schweiz oder die USA. Die Ausfuhrlieferung ist umsatzsteuerfrei, wenn die Ausfuhr nachgewiesen wird. Dafür braucht der Exporteur eine EORI-Nummer, eine Kennnummer für Zollzwecke, die beim Zoll beantragt wird. Die Ausfuhr wird in der Regel elektronisch über das System ATLAS angemeldet, entweder selbst über das Zoll-Portal oder über einen Spediteur. Für kleine Sendungen gibt es eine Vereinfachung: Nach Angaben der IHK genügt eine mündliche Meldung bei der Ausgangszollstelle, wenn der Wert bis 1.000 Euro beträgt, das Gewicht 1.000 Kilogramm nicht übersteigt, keine Genehmigung nötig ist und weitere Bedingungen erfüllt sind. Eine größere Sendung künstlich aufzuteilen, befreit nicht von der Anmeldung.

Wer dauerhaft im Ausland verkauft, stößt bald auf weitere Fragen, etwa zur Registrierung im Zielland oder zur Betriebsstätte. Diese Grundzüge ordnet die Einordnung Grenzüberschreitend verkaufen ein.

Risiko vier: Recht und Exportkontrolle

Zwei rechtliche Fragen gehören vor jedes Angebot ins Ausland. Die erste ist die Exportkontrolle. Bestimmte Güter dürfen nur mit Genehmigung ausgeführt werden, vor allem solche, die auch militärisch nutzbar sind, sogenannte Güter mit doppeltem Verwendungszweck. Für manche Länder gelten Embargos, und Geschäfte mit Personen und Unternehmen auf Sanktionslisten sind verboten. Zuständig für Genehmigungen ist in Deutschland das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Auch ein kleiner Betrieb sollte prüfen, ob seine Ware oder sein Kunde betroffen ist.

Die zweite Frage ist das anwendbare Recht. Zwischen Unternehmen aus Staaten, die das UN-Kaufrecht (CISG) übernommen haben, gilt es für Warenkäufe automatisch, wenn es nicht ausdrücklich ausgeschlossen wird. Es weicht in einigen Punkten vom deutschen Recht ab. Ob man es nutzt oder ausschließt, sollte eine bewusste Entscheidung sein. Hinzu kommen Gerichtsstand und Sprache des Vertrags. Wie man einen unbekannten Kunden vorher prüft, beschreibt der Leitfaden Due Diligence bei Geschäftspartnern.

Zwei Sichtweisen: sicher abwickeln oder den Markt öffnen?

Die erste Sichtweise sagt: Beim ersten Auftrag zählt Sicherheit. Vorkasse oder Akkreditiv, Lieferung ab Werk oder frei Frachtführer, keine Experimente. Ein Ausfall beim ersten Kunden kann einen kleinen Betrieb mehr kosten, als der ganze Markt in Jahren bringt.

Die zweite Sichtweise sagt: Wer zu vorsichtig ist, kommt nicht in den Markt. Hunt und Kollegen (2023) fanden bei kleinen Holzexporteuren, dass großzügigere Zahlungsbedingungen mit mehr Umsatz je Markt einhergingen, zum Teil über Empfehlungen zufriedener Kunden. Zu riskante Bedingungen gingen aber mit schlechterer Rentabilität und geringeren Überlebenschancen einher, wie die Einordnung zum Export beschreibt.

Ich halte eine Abstufung nach Kunde für den tragfähigen Weg. Für den ersten Auftrag eines unbekannten Kunden gilt eine sichere Bedingung. Mit jedem bezahlten Auftrag wird sie gelockert, bis hin zum Zahlungsziel mit Kreditversicherung. Das entspricht dem Lernprozess des Uppsala-Modells: Die Bindung wächst mit dem Wissen, auch beim einzelnen Kunden. Wie Forderungen danach konsequent eingezogen werden, zeigt die Einordnung Zahlungsverzug und Forderungsmanagement.

Die Prüfliste für den ersten Exportauftrag

• Kunde geprüft: Firma, Register, Bonität, Sanktionslisten.
• Ware geprüft: Genehmigungspflicht nach Exportkontrolle, Embargo im Zielland.
• Zahlungsbedingung festgelegt: für den ersten Auftrag Vorkasse, Akkreditiv oder abgesichertes Zahlungsziel.
• Rechnungswährung festgelegt und Kursrisiko eingeschätzt.
• Incoterms 2020 mit genauem Ort vereinbart, Transportkosten bis zum Zielort bekannt.
• EU-Kunde: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bestätigt, Zusammenfassende Meldung eingeplant.
• Drittland: EORI-Nummer vorhanden, Ausfuhranmeldung geklärt, Ausfuhrnachweis wird aufbewahrt.
• Vertrag: anwendbares Recht, Gerichtsstand und Sprache bewusst gewählt.
• Steuerberater und IHK vor dem ersten Auftrag einmal gefragt.

Ist die Prüfliste einmal durchgearbeitet, lohnt es sich, sie als Vorlage abzulegen. Der zweite Auftrag in dasselbe Land braucht dann nur noch einen Teil der Zeit. Kulturelle Unterschiede im Verkaufsgespräch, die keine Prüfliste erfasst, beschreibt die Einordnung Kultur und Märkte.

Fazit: Was vor dem ersten Exportauftrag geklärt sein muss

Zur Leitfrage: Vor dem ersten Exportauftrag muss ein kleiner Betrieb vier Risiken geklärt haben. Bei der Zahlung braucht er für einen unbekannten Kunden eine sichere Bedingung und eine bewusste Rechnungswährung. Bei der Lieferung braucht er eine Klausel der Incoterms 2020 mit genauem Ort. Bei Steuer und Zoll muss er unterscheiden, ob der Kunde in der EU sitzt, wo gültige Identifikationsnummer und Zusammenfassende Meldung über die Steuerfreiheit entscheiden, oder in einem Drittland, wo EORI-Nummer, Ausfuhranmeldung und Ausfuhrnachweis nötig sind. Beim Recht muss er Exportkontrolle und anwendbares Recht geprüft haben.

Das Uppsala-Modell und die Befunde von Brouthers und Kollegen (2009) legen nahe, den ersten Auftrag als Lernschritt zu sehen und sich auf wenige Märkte zu konzentrieren. Ein abgesicherter erster Auftrag in einem nahen Markt ist deshalb kein Zeichen von Zaghaftigkeit, sondern der Anfang einer Exportstrategie, die ein kleiner Betrieb durchhalten kann.