Due Diligence bei Geschäftspartnern: Kunden, Lieferanten und Partner prüfen

Warum solltest du Geschäftspartner überhaupt prüfen?

Der Auftrag ist der größte des Jahres. Der Kunde ist neu, freundlich und drängt auf einen schnellen Start. Du lieferst, stellst die Rechnung und wartest. Nach acht Wochen kommt statt des Geldes ein Schreiben des Insolvenzverwalters. Solche Fälle sind keine Seltenheit, und sie treffen kleine Betriebe härter als große.

Das Statistische Bundesamt zählte für das Jahr 2025 insgesamt 24.064 beantragte Unternehmensinsolvenzen in Deutschland. Das waren 10,3 Prozent mehr als im Vorjahr. Die Forderungen der Gläubiger bezifferten die Amtsgerichte auf rund 47,9 Milliarden Euro.

Hinter jeder dieser Insolvenzen stehen Lieferanten und Dienstleister, die auf ihr Geld warten. Und Ausfälle wandern weiter. Berloco und Kollegen (2021) werteten die Zahlungsströme zwischen mehr als 600.000 Firmenkunden einer großen italienischen Bank von Oktober 2016 bis März 2018 aus, im Schnitt rund 23 Millionen Transaktionen im Jahr. Sie beschreiben, dass Unternehmen auf verspätete Zahlungen ihrer Kunden typischerweise reagieren, indem sie selbst später zahlen. Vorhergesagt wurde, welche von gut 100.000 größeren Firmen ab 2,5 Millionen Euro Umsatz binnen drei Monaten in Schieflage geraten. Schon ein Modell, das nur das Netz der Geschäftspartner kannte, erkannte einen großen Teil dieser Fälle. Zwei Einschränkungen gehören dazu: Als Ausfall zählte auch ein schlechtes internes Rating der Bank, und die Bank sah zunächst im Schnitt nur 16 Prozent der Umsätze einer Firma. Wer liefert und auf Rechnung wartet, gibt Kredit. Er sollte wissen, wem, und im Blick behalten, wie es den Kunden seines Kunden geht.

Zahlungsausfall ist dabei nur ein Risiko. Ein Lieferant kann ausfallen, ein Vertriebspartner kann deinen Namen beschädigen, ein Dienstleister kann mit deinen Kundendaten sorglos umgehen. Due Diligence, wörtlich gebotene Sorgfalt, meint die Prüfung, die du vor einer Bindung vornimmst, um solche Überraschungen unwahrscheinlicher zu machen. Genauer gefragt: Wie gründlich solltest du einen Geschäftspartner prüfen, ohne dein Geschäft auszubremsen? Dafür rechnen wir zuerst aus, was ein Forderungsausfall kostet, stellen dann die Drei-Stufen-Prüfung und die Basisprüfung mit öffentlichen Quellen vor, gehen Kunden, Lieferanten und Vertriebspartner durch und klären am Ende, wann du erneut prüfen musst.

Was kostet ein Forderungsausfall wirklich?

Viele Inhaber unterschätzen den Schaden, weil sie den Ausfall mit dem Rechnungsbetrag gleichsetzen. Entscheidend ist, wie viel zusätzlichen Umsatz du brauchst, um den Verlust wieder hereinzuholen. Das hängt an deiner Marge.

Eine halbe Stunde Prüfung vor einem Auftrag über 10.000 Euro steht also gegen Wochen oder Monate zusätzlicher Arbeit. So gesehen ist Prüfen eine der am besten bezahlten Tätigkeiten im Betrieb.

Die Drei-Stufen-Prüfung: Wie gründlich musst du prüfen?

Niemand kann jeden Geschäftspartner durchleuchten. Das ist auch nicht nötig. Der Aufwand soll zum Einsatz passen. Ich nenne das Vorgehen Drei-Stufen-Prüfung. Den Einsatz bestimmst du mit drei Fragen: Wie viel Geld steht im Feuer? Wie abhängig machst du dich? Was passiert mit deinem Ruf, wenn es schiefgeht?

Die Schwellen in der Tabelle sind ein Beispiel. Lege deine eigenen fest und schreibe sie auf. Wichtig ist, dass die Stufe vor dem Vertragsschluss feststeht und nicht davon abhängt, wie sympathisch der Gesprächspartner war.

Dass ein einfaches, dokumentiertes Schema genügen kann, zeigt ein Vorschlag aus der Forschung zur Geldwäscheprävention. Luchkov und Velinova-Sokolova (2026) bewerten Gegenparteien anhand von drei Faktoren auf einer Skala von eins bis fünf und multiplizieren die Werte: wie stark man dem Partner ausgesetzt ist, wie schwer ein Geschäft wiegt und wie verwundbar die eigenen Kontrollen sind. Sie wandten das Modell auf 25 anonymisierte Profile an und betonen selbst, dass es keine Vorhersagekraft beansprucht. Sein Wert liegt darin, dass jede Einstufung nachvollziehbar wird.

Basisprüfung in 20 Minuten: Welche öffentlichen Quellen helfen?

Für die erste Stufe brauchst du keinen Dienstleister. In Deutschland und der EU sind viele Angaben über Unternehmen öffentlich und kostenlos abrufbar. Gehe sie in dieser Reihenfolge durch.

1. Gibt es das Unternehmen, und wer vertritt es?

   Im gemeinsamen Registerportal der Länder unter handelsregister.de findest du Rechtsform, Sitz, Geschäftsführung und Vertretungsbefugnis. Der Abruf ist seit August 2022 kostenlos. Prüfe, ob die Person, die unterschreibt, das auch darf.

2. Wie steht es wirtschaftlich da?

   Im Unternehmensregister sind die Jahresabschlüsse offenlegungspflichtiger Gesellschaften einsehbar. Achte auf Eigenkapital, Verluste und darauf, ob Abschlüsse pünktlich eingereicht wurden.

3. Läuft ein Insolvenzverfahren?

   Das Portal insolvenzbekanntmachungen.de der Länder zeigt aktuelle Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte.

4. Stimmt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

   Über das System VIES der EU-Kommission oder das Bundeszentralamt für Steuern lässt sich prüfen, ob eine Nummer gültig ist. Bei Geschäften über Grenzen hinweg ist das ohnehin Pflichtprogramm.

5. Passt der Auftritt zum Anspruch?

   Impressum, Adresse, Telefonnummer, Alter der Website, Bewertungen, Presse. Eine Firma, die Millionenaufträge vergeben will und nur eine Mobilnummer nennt, verdient eine Nachfrage.

6. Bei Auslandsbezug: Steht der Partner auf einer Sanktionsliste?

   Die EU veröffentlicht ihre Sanktionen in einer durchsuchbaren Übersicht. Geschäfte mit gelisteten Personen und Firmen sind verboten. Im Zweifel fachlichen Rat einholen.

Finanzdienstleister sind ein Sonderfall. Wer Zahlungen für dich abwickelt oder Geld verwahrt, braucht in der Regel eine Zulassung der Aufsicht. Das gilt auch für Anbieter rund um Kryptowerte, wie der Beitrag Krypto als Zahlungsmittel im Betrieb beschreibt. Ob eine Zulassung besteht, lässt sich in der Unternehmensdatenbank der Finanzaufsicht nachsehen.

Wie prüfst du Kunden, ohne den Vertrieb auszubremsen?

Im Vertrieb gilt Prüfen oft als Misstrauen gegenüber dem Kunden und als Bremse für den Abschluss. Beides lässt sich vermeiden, wenn die Prüfung zum festen Schritt im Ablauf wird und nicht zur Ausnahme für verdächtige Fälle. Am besten sitzt sie dort, wo ohnehin entschieden wird, ob eine Anfrage Zeit verdient. Der Leitfaden Lead-Qualifizierung beschreibt diesen Punkt.

Für Kunden zählen vor allem Zahlungsfähigkeit und Zahlungswille. Ab der zweiten Stufe lohnt eine Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei. Sie kostet je nach Anbieter und Umfang einen überschaubaren Betrag und liefert Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten. Daraus leitest du ein Kreditlimit ab: den Betrag, bis zu dem du offene Rechnungen bei diesem Kunden zulässt.

Für alles darüber gibt es Sicherungen, die im Alltag erstaunlich selten genutzt werden. Olkiewicz (2025) untersuchte die fünf größten Stromverkäufer in Polen für die Jahre 2018 bis 2023. Die Forderungen stiegen dort stetig. Sachsicherheiten, Bürgschaften, besondere Zahlungsformen und Versicherungen standen zur Verfügung, wurden aber wegen der Kosten und Formalitäten kaum eingesetzt. Das sind Großunternehmen einer einzelnen Branche. Das Muster dürfte vielen kleinen Betrieben trotzdem bekannt vorkommen.

• Anzahlung oder Abschlagsrechnungen: Sie senken den Betrag, der im Feuer steht, und zeigen früh, wie ein Kunde zahlt.
• Kürzere Zahlungsziele für Neukunden: 14 Tage beim ersten Auftrag, längere Ziele nach guter Erfahrung.
• Eigentumsvorbehalt: Die Ware bleibt bis zur Bezahlung dein Eigentum. Die Klausel gehört in Angebot und Geschäftsbedingungen und in die Hand eines Juristen.
• Lieferstopp bei Rückstand: Eine klare Regel, ab wie vielen Tagen Verzug nicht weiter geliefert wird, nimmt dem Vertrieb die Einzelentscheidung ab.

Der Zahlungseingang gehört außerdem in deine regelmäßigen Zahlen. Wie lange Kunden im Schnitt bis zur Zahlung brauchen, ist ein Frühwarnzeichen, das in die Übersicht aus Vertriebskennzahlen für KMU passt. Wie die Übergabe vom Angebot zum Auftrag so läuft, dass Bedingungen nicht verloren gehen, zeigt der Leitfaden Auftragsabwicklung optimieren.

Wie prüfst du Lieferanten und Vertriebspartner?

Bei Lieferanten trägst du ein anderes Risiko. Du bekommst im schlimmsten Fall nichts, obwohl du gezahlt oder fest eingeplant hast. Geprüft wird deshalb neben der wirtschaftlichen Lage vor allem die Lieferfähigkeit: Kapazität, Abhängigkeit von eigenen Vorlieferanten, Qualität, Ersatz bei Ausfall. Für kritische Teile hilft das Raster aus dem Beitrag Geopolitik als Geschäftsrisiko.

Bei Dienstleistern und Vertriebspartnern kommt der Ruf hinzu. Wer in deinem Namen auftritt, Kunden anspricht oder Zugang zu deinen Daten erhält, kann Schaden anrichten, der sich in keiner Rechnung findet. Für Agenturen gibt es dafür eigene Fragen im Beitrag Agentur auswählen.

Verlasse dich dabei nicht allein auf Selbstauskünfte. Tropotel (2025) wertete Fachliteratur zur Sorgfaltsprüfung in Lieferketten aus. Fragebögen zur Selbsteinschätzung und Audits seien weit verbreitet, lieferten aber wiederholt nur begrenzte und oft unzuverlässige Einblicke in die tatsächliche Praxis der Partner. Die Arbeit bezieht sich auf Menschenrechts- und Umweltrisiken in globalen Lieferketten. Der Grundgedanke gilt allgemein: Eine Antwort im Fragebogen ist eine Behauptung, und Behauptungen prüft man an Belegen.

Vertrauen ist im Geschäft das Ergebnis einer Prüfung und kein Ersatz dafür.

Wann musst du erneut prüfen?

Eine Prüfung ist eine Momentaufnahme. Ein Kunde, der vor zwei Jahren solide war, kann heute in Schwierigkeiten stecken. Lege deshalb Auslöser fest, bei denen neu geprüft wird, und einen Rhythmus für die wichtigsten Partner.

• Zahlungsverhalten ändert sich: Rechnungen werden später bezahlt, Teilzahlungen häufen sich, Lastschriften platzen.
• Der Einsatz steigt: Ein Auftrag ist deutlich größer als bisher, oder ein Partner rutscht in eine höhere Stufe.
• dein Kunde wartet selbst auf Geld: Verliert er einen wichtigen Abnehmer oder berichtet er von säumigen Zahlern, wandert das Risiko zu dir weiter.
• Eigentümer oder Geschäftsführung wechseln: Neue Personen bedeuten neue Entscheidungen.
• Öffentliche Signale: Presseberichte, Entlassungen, Standortschließungen, neue Registereinträge.
• Einmal im Jahr: Alle Partner der Stufe drei und die zehn größten offenen Posten.

Halte das Ergebnis jedes Mal in wenigen Zeilen fest: Datum, Stufe, was geprüft wurde, Ergebnis, Entscheidung. Das dauert zwei Minuten und sorgt dafür, dass Wissen nicht an einer Person hängt.

So fängst du an

Beginne mit dem Bestand. Die größten Risiken liegen selten bei den Partnern, die du morgen gewinnst. Sie liegen bei denen, mit denen du seit Jahren ungeprüft arbeitest.

• Die zehn größten offenen Forderungen und die fünf wichtigsten Lieferanten auflisten.
• Für jeden Eintrag festlegen, welche der drei Stufen gilt.
• Für die drei Partner mit dem höchsten Einsatz die Basisprüfung durchführen und das Ergebnis mit Datum ablegen.
• Eigene Schwellen für Stufe zwei und drei in Euro und in Prozent vom Umsatz aufschreiben.
• Ein Kreditlimit für Neukunden festlegen und dem Vertrieb mitteilen.
• Die Basisprüfung als festen Schritt vor dem ersten Angebot oder der ersten Bestellung in den Ablauf aufnehmen.
• Die Auslöser für eine erneute Prüfung auf eine Seite schreiben und einen Jahrestermin eintragen.

Gefragt war, wie gründlich du einen Geschäftspartner prüfen solltest, ohne dein Geschäft auszubremsen. Die Antwort richtet sich nach dem Einsatz: Je mehr Geld, Abhängigkeit oder Ruf auf dem Spiel steht, desto gründlicher die Stufe. Für viele Partner genügt eine Basisprüfung von rund 20 Minuten, die als fester Schritt im Ablauf steht und bei bestimmten Ereignissen wiederholt wird. Wer auf Rechnung liefert, gibt Kredit, und diese Sorgfalt ist deshalb kein Misstrauen, sondern Teil des Geschäfts.