Umsatzplanung je Monat: von der Jahreszahl zur Wochenaktivität

Warum das Jahresziel geteilt durch zwölf nicht funktioniert

Der einfachste Monatsplan teilt das Jahresziel durch zwölf. Bei 600.000 Euro sind das 50.000 Euro im Monat. Im Februar liegt der Betrieb dann scheinbar zurück, im Oktober scheinbar weit vorn, und beides sagt wenig. Der Februar war schon immer ruhig, und der Oktober lebt von Angeboten, die im Juli geschrieben wurden. Wer im Februar nachsteuern will, steuert gegen die Saison. Wer im Oktober zufrieden ist, merkt zu spät, dass im Sommer zu wenig angeboten wurde.

Daraus ergibt sich die Frage: Wie verteilt ein kleiner Betrieb sein Jahresumsatzziel so auf Monate und Wochen, dass jede Woche erkennbar ist, was getan werden muss? Dafür klären wir zuerst die Begriffe, stellen die Rückwärtsplanung als Denkmodell vor, verteilen dann das Ziel mit einem Saisonindex, rechnen den Vorlauf ein und kommen am Ende zum monatlichen Abgleich.

Der Umsatz im Oktober wird im Juli verkauft. Ein Monatsplan, der das nicht zeigt, beschreibt die Vergangenheit.

Begriffe: Monatsziel, Saisonindex, Vorlauf

• Monatsziel: Der Umsatz, der in einem bestimmten Monat in Rechnung gestellt werden soll. Er ist ein Ergebnisziel und hängt auch vom Kunden ab.
• Saisonindex: Setzt den Wert eines Monats ins Verhältnis zum Durchschnitt aller Monate. Ein Index von 115 bedeutet, dass der Monat 15 Prozent über dem Durchschnitt liegt. Für einen belastbaren Index sollten mindestens zwei, besser drei Jahre ausgewertet werden.
• Vorlauf: Die Zeit zwischen einer Vertriebsaktivität und dem Umsatz, den sie auslöst. Er setzt sich zusammen aus der Zeit vom Angebot bis zum Auftrag und der Zeit vom Auftrag bis zur Rechnung.
• Aktivitätsziel: Was der Betrieb dafür tut, etwa Gespräche führen und Angebote schreiben. Es liegt in der eigenen Hand und lässt sich jede Woche abhaken.

Wie aus dem Jahresziel überhaupt die Zahl der Aufträge, Angebote und Gespräche wird, beschreibt der Leitfaden Vertriebsziele planen mit der Zieltreppe. Dieser Leitfaden setzt dort an und fügt zwei Dinge hinzu, die eine Jahresrechnung nicht zeigt: die Saison und die Zeit.

Das Denkmodell: rückwärts planen statt vorwärts hoffen

Menschen unterschätzen regelmäßig, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen. Buehler, Griffin und Ross (1994) haben diesen Planungsfehlschluss in einer viel zitierten Arbeit beschrieben. Wiese, Buehler und Griffin (2016) erklären einen Grund: Wer eine Vorhersage trifft, stellt sich meist einen Plan vom Anfang bis zum Erfolg vor. Diese Vorstellung ist vereinfacht, konzentriert sich auf wenige zentrale Schritte und lässt Störungen, Unterbrechungen und konkurrierende Aufgaben aus.

Als Gegenmittel haben die Autoren die Rückwärtsplanung geprüft: Man beginnt beim Endziel und arbeitet die nötigen Schritte in umgekehrter Reihenfolge ab. In vier Experimenten sagten Teilnehmer, die rückwärts planten, längere Fertigstellungszeiten voraus als solche, die vorwärts oder ohne Vorgabe planten, und im vierten Experiment lagen ihre Schätzungen näher an der Wirklichkeit. Die Rückwärtsplanung lenkte die Aufmerksamkeit auf Hindernisse und Verzögerungen und brachte neue Einsichten in den Ablauf. Die Experimente betrafen einzelne Aufgaben von Studierenden und Erwachsenen, nicht Vertriebsplanung. Der Mechanismus lässt sich aber übertragen.

Für die Umsatzplanung heißt das: Beginne nicht beim Januar und frage, was dieses Jahr möglich ist. Beginne beim Umsatz eines bestimmten Monats und frage, wann der Auftrag dafür vorliegen, wann das Angebot geschrieben und wann das Erstgespräch geführt sein muss. Jede Stufe verschiebt die Aktivität um ihren Vorlauf nach vorn.

Schritt 1: das Jahresziel nach Saison verteilen

Wir übernehmen das Rechenbeispiel aus dem Leitfaden Vertriebsziele planen: 600.000 Euro Jahresziel, davon 240.000 Euro aus dem Bestandsgeschäft und 360.000 Euro Neugeschäft, durchschnittlicher Auftragswert 12.000 Euro, 30 Prozent Abschlussquote. Neu ist der Saisonindex, den der Betrieb aus seinen Rechnungen der letzten drei Jahre ermittelt hat.

Die Rechnung ist einfach: Neugeschäft des Quartals = 360.000 Euro × Indexsumme ÷ 1.200. Aufträge = Neugeschäft ÷ 12.000 Euro. Angebote = Aufträge ÷ 0,3. Über das Jahr ergeben sich wie in der Zieltreppe 30 Aufträge und 100 Angebote. Sie sind nur anders verteilt. Wie du den Saisonindex aus Anfragen, Stunden und Zahlungseingängen ermittelst, beschreibt der Leitfaden Saisonale Schwankungen planen.

Schritt 2: den Vorlauf einrechnen

Bis hierher zeigt der Plan, wann der Umsatz fällig ist. Er zeigt noch nicht, wann die Arbeit dafür anfällt. Im Beispiel vergehen vom Angebot bis zum Auftrag durchschnittlich zwei Monate und vom Auftrag bis zur Rechnung ein weiterer Monat. Der Vorlauf beträgt also drei Monate, ein Quartal. Die Angebote für den Umsatz des vierten Quartals müssen im dritten geschrieben werden.

Das Ergebnis widerspricht dem Gefühl vieler Inhaber. Die meisten Angebote müssen im dritten Quartal entstehen, also in den Monaten mit Urlaub und dem schwächsten Umsatz. Wer im Sommer die Akquise ruhen lässt, weil wenig los ist, schafft genau damit die Lücke im Herbst. Der Leitfaden zur Saison nennt dafür eine Regel: Die Akquise für eine Phase beginnt zwei bis drei Monate vorher.

Wie viele offene Angebote dafür ständig in der Liste stehen müssen, lässt sich mit einer Regel aus der Warteschlangentheorie abschätzen, dem Gesetz von Little (Little 1961): Der durchschnittliche Bestand in einem System ist gleich der Zugangsrate mal der durchschnittlichen Verweildauer. Übertragen: offene Angebote = neue Angebote je Monat × Monate bis zur Entscheidung.

Liegen deutlich weniger offene Angebote in der Liste, fehlt Umsatz in zwei bis drei Monaten, auch wenn der aktuelle Monat gut aussieht. Wie du diese Liste sauber führst und gewichtest, zeigt der Leitfaden Pipeline-Management im Mittelstand.

Schritt 3: aus dem Quartal die Woche machen

Das Quartal ist für die Steuerung noch zu grob. Für die Wochenzahl teilst du die Aktivitäten eines Quartals durch die tatsächlich verfügbaren Arbeitswochen. Im Sommerquartal sind das wegen Urlaub oft nur zehn statt dreizehn Wochen.

1. Umsatzmonat wählen

   Beginne mit dem Monat, dessen Umsatz du planst, und nimm das Neugeschäft aus der Saisonverteilung.

2. Zurückrechnen

   Teile durch Auftragswert und Abschlussquote und verschiebe das Ergebnis um den Vorlauf nach vorn. Jetzt weißt du, in welchem Monat wie viele Angebote entstehen müssen.

3. Gespräche ableiten

   Teile die Angebote durch den Anteil der Gespräche, die zu einem Angebot führen, und verschiebe noch einmal um die Zeit zwischen Gespräch und Angebot.

4. Auf Wochen verteilen

   Teile durch die verfügbaren Arbeitswochen des Monats. Ziehe Urlaub, Feiertage und Messen ab, an denen der Vertrieb gebunden ist.

5. Machbarkeit prüfen

   Lege die Wochenzahl neben den Kalender. Passt sie nicht, muss die Akquise früher beginnen oder das Ziel sinken.

Im Beispiel ergeben 28 Angebote im dritten Quartal bei zehn Arbeitswochen knapp drei Angebote je Woche, also mehr als die zwei bis drei im Jahresdurchschnitt. Das ist eine Information, die eine gleichmäßige Wochenzahl verdeckt hätte.

Zwei Sichtweisen: einfacher Plan oder genauer Plan

Die erste Sichtweise bevorzugt den einfachen Plan. Ein Zwölftel je Monat und eine feste Wochenzahl sind sofort verständlich, und jeder im Team kann sie nachrechnen. Jede zusätzliche Annahme, etwa ein Saisonindex oder ein Vorlauf, kann falsch sein. Die Forschung zu Absatzprognosen mahnt zur Vorsicht: Fildes, Goodwin und De Baets (2023) fanden, dass Anpassungen von Hand nur bei etwa der Hälfte der Artikel die Genauigkeit verbesserten. Mehr Feinheit ist also nicht automatisch mehr Wahrheit.

Die zweite Sichtweise hält den einfachen Plan für bequem, aber irreführend. Saison und Vorlauf sind keine Vermutungen, sondern Muster, die sich aus den eigenen Zahlen der letzten Jahre ablesen lassen. Wer sie weglässt, plant mit einer Annahme, von der er weiß, dass sie falsch ist, nämlich dass jeder Monat gleich ist und Angebote sofort Umsatz werden.

Ich halte den genauen Plan für richtig, solange er zwei Bedingungen erfüllt: Jede Annahme stammt aus eigenen Daten oder ist als Schätzung gekennzeichnet, und der Plan passt auf eine Seite. Der Saisonindex und ein einziger Wert für den Vorlauf genügen. Mehr Unterteilung, etwa je Leistung und Kundengruppe, lohnt sich erst, wenn diese beiden Werte nach einem Jahr stabil sind. Warum Ziele von unten verlässlicher sind als gewünschte Zahlen, ordnet der Essay Realistische Wachstumsziele ein.

Der monatliche Abgleich: den Plan fortschreiben

Ein Monatsplan wird erst durch den Abgleich zur Steuerung. Einmal im Monat stehen drei Zahlen nebeneinander: der geplante und der tatsächliche Umsatz des Vormonats, die geschriebenen Angebote im Vergleich zum Plan und die Zahl der offenen Angebote im Vergleich zur Regel von Little. Die dritte Zahl ist die wichtigste, weil sie den Umsatz der nächsten Monate vorwegnimmt.

Danach wird der Plan um einen Monat nach vorn verlängert, sodass immer zwölf Monate sichtbar sind. Diese rollierende Vorschau ersetzt das Jahresziel nicht, sondern ergänzt es. Bhimani und Kollegen (2024) fanden bei 380 Unternehmen in Großbritannien und Australien, dass fast ein Drittel zusätzlich zum Jahresbudget eine solche rollierende Planung nutzte. Wie Ziel, Prognose und Budget getrennt werden, beschreibt der Leitfaden Jahresplanung im Betrieb.

• Der Saisonindex ist aus mindestens zwei Jahren eigener Zahlen berechnet.
• Der Vorlauf vom Angebot bis zur Rechnung ist gemessen oder als Schätzung gekennzeichnet.
• Für jeden Monat steht fest, wie viele Angebote geschrieben werden müssen.
• Die Wochenzahl ist um Urlaub und Feiertage bereinigt.
• Einmal im Monat werden Umsatz, Angebote und offene Angebote mit dem Plan verglichen.
• Der Plan wird jeden Monat um einen Monat fortgeschrieben.

Fazit und was du diese Woche tun kannst

Wie verteilt ein kleiner Betrieb sein Jahresumsatzziel so auf Monate und Wochen, dass jede Woche erkennbar ist, was zu tun ist? Er verteilt das Neugeschäft mit einem Saisonindex aus eigenen Zahlen auf die Monate, rechnet von jedem Umsatzmonat rückwärts zu Aufträgen, Angeboten und Gesprächen und verschiebt diese um den Vorlauf nach vorn. Daraus entsteht eine Wochenzahl, die je nach Quartal unterschiedlich hoch ist. Die Forschung zum Planungsfehlschluss erklärt, warum die Rückwärtsrichtung hilft: Sie macht sichtbar, was zwischen Aktivität und Umsatz liegt. Der monatliche Abgleich mit den offenen Angeboten zeigt Lücken, bevor sie im Umsatz ankommen.

1. Diese Woche: Exportiere deine Rechnungen der letzten zwei bis drei Jahre je Monat und rechne den Saisonindex.
2. Nächste Woche: Miss bei den letzten zwanzig Aufträgen die Zeit vom Angebot bis zur Rechnung.
3. In einem Monat: Rechne die Angebote je Quartal rückwärts aus, lege die Wochenzahl neben den Kalender und setze einen monatlichen Abgleichstermin.

Ein guter Monatsplan sagt im Sommer, dass der Herbst gefährdet ist, und nicht im Herbst, dass der Sommer verschlafen wurde.